GIÁM SÁT NHIỆT ĐỘ
Hồ sơ nhiệt độ GSP là gì? Cách ghi chép, lưu trữ và quản lý đúng cách
Th10
Trong lĩnh vực bảo quản & phân phối thuốc, nhiệt độ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó, việc theo dõi nhiệt độ không chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra hàng ngày, mà còn cần được ghi nhận, lưu trữ & quản lý đầy đủ theo yêu cầu của GSP (Good Storage Practices – Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc). Vậy chính xác hồ sơ nhiệt độ GSP là gì? Cách ghi chép, lưu trữ & quản lý hồ sơ nhiệt độ GSP được thực hiện như thế nào? Hãy cùng ATPro giải đáp kỹ hơn trong bài viết hôm nay nhé!
Hồ sơ nhiệt độ GSP là gì?
Hồ sơ nhiệt độ GSP là tập hợp các tài liệu & dữ liệu liên quan đến việc theo dõi, ghi nhận, kiểm soát & đánh giá nhiệt độ tại khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.
Tuỳ vào quy mô kho & hệ thống quản lý, hồ sơ GSP có thể được thực hiện dưới dạng:
– Phiếu/biểu mẫu ghi nhiệt độ thủ công
– Dữ liệu từ nhiệt kế, thiết bị ghi nhiệt độ tự động
– Báo cáo từ hệ thống giám sát nhiệt độ & biên bản xử lý khi nhiệt độ vượt ngưỡng cài đặt
– Hồ sơ hiệu chuẩn, kiểm định thiết bị đo & hồ sơ bảo trì, sửa chữa thiết bị
– Các tài liệu liên quan đến việc kiểm soát điều kiện bảo quản
Theo quy định của Bộ Y tế & tiêu chuẩn GSP quốc tế, thông số nhiệt độ phải được theo dõi liên tục, ghi chép đều đặn & lưu trữ một cách hệ thống để cơ quan quản lý kiểm tra khi cần thiết.
Xem nhanh top 6 sản phẩm giám sát nhiệt độ độ ẩm tốt được nhiều người tin dùng tại ATPro
Hồ sơ nhiệt độ GSP thường bao gồm những nội dung nào?
Hồ sơ nhiệt độ GSP có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau. Cụ thể:
Phiếu theo dõi nhiệt độ
Đây là biểu mẫu dùng để ghi nhận nhiệt độ tại các vị trí bảo quản theo tần suất đã quy định. Thông thường, biểu mẫu có thể bao gồm:
– Ngày, tháng, năm
– Thời gian kho
– Vị trí/Khu vực đo
– Nhiệt độ ghi nhận
– Người thực hiện
– Người kiểm tra/xác nhận
– Ghi chú khi có bất thường
Dữ liệu từ thiết bị ghi nhiệt độ tự động
Đối với kho sử dụng hệ thống giám sát tự động, dữ liệu có thể được ghi nhận liên tục theo khoảng thời gian cài đặt. Các thông tin quan trọng có thể bao gồm thời gian ghi nhận, giá trị nhiệt độ, thiết bị/cảm biến tương ứng, ngưỡng cảnh báo, trạng thái cảnh báo, lịch sử thay đổi/xử lý dữ liệu.
Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị
Thiết bị đo nhiệt độ cần được kiểm soát để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Do đó, hồ sơ liên quan đến hiệu chuẩn/kiểm tra thiết bị cũng là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý.
Hồ sơ xử lý sai lệch nhiệt độ
Khi nhiệt độ vượt khỏi giới hạn cho phép, cần có hồ sơ ghi nhận sự việc, đánh giá nguyên nhân & biện pháp xử lý theo quy trình của cơ sở.
Cách ghi chép hồ sơ nhiệt độ GSP đúng cách bạn đã biết?
Ghi chép là bước quan trọng quyết định chất lượng của hồ sơ nhiệt độ GSP. Dữ liệu cần đảm bảo đầy đủ, chính xác, rõ ràng & có thể truy xuất.
Ghi đúng thời gian quy định
Nhân viên cần thực hiện đo & ghi nhiệt độ theo tần suất đã được thiết lập trong quy trình của cơ sở. Không nên ghi bổ sung hàng loạt vào cuối ngày nếu việc theo dõi được yêu cầu thực hiện tại các thời điểm cụ thể.
Ghi chính xác giá trị nhiệt độ
Số liệu phải phản ánh đúng giá trị quan sát/dữ liệu được thiết bị ghi nhận. Không nên tự ý điều chỉnh số liệu để đưa nhiệt độ về mức mong muốn. Trong trường hợp phát hiện nhiệt độ vượt giới hạn, cần ghi nhận thực tế & thực hiện quy trình xử lý sai lệch.
Ghi đầy đủ thông tin
Hồ sơ nhiệt độ GSP cần thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để xác định ai ghi, ghi khi nào, ghi ở đâu, nhiệt độ bao nhiêu, có bất thường hay không,… giúp dữ liệu có giá trị trong quá trình kiểm tra & truy xuất.
Không tẩy xoá tuỳ tiện
Với hồ sơ giấy, nếu ghi sai cần sửa theo phương thức được quy định trong quy trình quản lý hồ sơ của đơn vị. Việc sửa phải đảm bảo vẫn nhìn thấy thông tin ban đầu & có thể xác định người thực hiện chỉnh sửa. Với hệ thống điện tử, dữ liệu cần có cơ chế kiểm soát thay đổi & phân quyền phù hợp.
Lưu trữ hồ sơ nhiệt độ GSP đúng cách như thế nào?
Hồ sơ nhiệt độ GSP sau khi hoàn thành cần được lưu trữ có hệ thống, đảm bảo dễ tìm kiếm, không bị thất lạc & hạn chế nguy cơ sửa đổi trái phép.
Với hồ sơ giấy
Nên thực hiện phân loại theo kho/khu vực, thời gian, loại hồ sơ, thiết bị/vị trí đo. Hồ sơ cần được bảo quản ở nơi phù hợp, tránh ẩm mốc, hư hỏng & thất lạc.
Với hồ sơ điện tử
Dữ liệu nên được lưu trữ trên hệ thống có phân quyền người dùng & cơ chế sao lưu phù hợp. Một hệ thống quản lý tốt nên cho phép tra cứu dữ liệu theo thời gian, xem lịch sử nhiệt độ, xuất báo cáo, theo dõi cảnh báo, truy xuất lịch sử xử lý, phân quyền người dùng & sao lưu dữ liệu. Việc số hoá hồ sơ giúp giảm đáng kể khối lượng ghi chép thủ công & thuận tiện hơn khi cần kiểm tra dữ liệu trong thời gian dài.
>>> Xem thêm: Nhiệt độ độ ẩm là gì? Ảnh hưởng & Cách kiểm soát trong kho, nhà máy
Hồ sơ nhiệt độ GSP không đơn thuần là bảng ghi nhiệt độ hàng ngày, mà là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát điều kiện bảo quản. Hồ sơ cần được ghi chép chính xác, đầy đủ, lưu trữ an toàn & có khả năng truy xuất trong suốt thời gian được quy định.
Đối với các kho thuốc & cơ sở có yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt, việc chuyển từ ghi chép thủ công sang hệ thống giám sát nhiệt độ tự động giúp giảm sai sót, phát hiện nhanh các bất thường & nâng cao khả năng quản lý dữ liệu. Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phù hợp với thực tế vận hành & các yêu cầu GSP hiện hành để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong toàn bộ quá trình bảo quản.
Tham khảo ngay các sản phẩm đang được bán chạy nhất tại ATPro
ATPro - Cung cấp phần mềm SCADA, MES, quản lý điện năng, hệ thống gọi số, hệ thống xếp hàng, đồng hồ LED treo tường, đồng hồ đo lưu lượng, máy tính công nghiệp, màn hình HMI, IoT Gateway, đèn tín hiệu, đèn giao thông, đèn máy CNC, bộ đếm sản phẩm, bảng LED năng suất, cảm biến công nghiệp,...uy tín chất lượng giá tốt. Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.
Bài viết liên quan
Nhiệt độ độ ẩm là gì? Ảnh hưởng & Cách kiểm soát trong kho, nhà máy
Trong các kho hàng & nhà máy, nhiệt độ – độ ẩm là 2 yếu [...]
Th10
So Sánh Các Thương Hiệu Máy Đo Nhiệt Độ Độ Ẩm Trên Thị Trường
Các loại máy đo nhiệt độ và độ ẩm ngày nay được ứng dụng rộng [...]
Th10
Ứng Dụng Của Máy Đo Nhiệt Độ Độ Ẩm Trong Công Nghiệp
Máy đo nhiệt độ độ ẩm có chức năng giám sát điều kiện môi trường [...]
Th10
Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Đo Nhiệt Độ Độ Ẩm Hiệu Quả
Trong lĩnh vực đo lường và giám sát môi trường, mỗi loại máy đo nhiệt [...]
Th10
Cách Chọn Mua Máy Đo Nhiệt Độ Độ Ẩm Phù Hợp
Cách chọn mua máy đo nhiệt độ độ ẩm phù hợp với ứng dụng và [...]
Th10
Phân Loại Các Loại Máy Đo Nhiệt Độ Độ Ẩm Trên Thị Trường
Trong môi trường sản xuất, lưu trữ hàng hóa và chăm sóc sức khỏe, việc [...]
Th10