KIẾN THỨC HAY
CAPA là gì? Quy trình CAPA chuẩn ISO và cách triển khai trong doanh nghiệp sản xuất
Th8
Trong quá trình sản xuất, lỗi sản phẩm, sự cố thiết bị hay khiếu nại khách hàng là những vấn đề khó tránh khỏi. CAPA giúp doanh nghiệp không chỉ khắc phục lỗi đã xảy ra, mà còn tìm ra nguyên nhân gốc rễ & ngăn ngừa vấn đề tái diễn. Vậy chính xác CAPA là gì? Quy trình CAPA chuẩn ISO được thực hiện như thế nào? Cách triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng ATPro tìm hiểu chi tiết trong bài viết ngay bên dưới!
CAPA là gì?
CAPA (Corrective Action and Preventive Action – Hành động khắc phục & hành động phòng ngừa) là một hệ thống quản lý chất lượng được sử dụng để xác định – xử lý nguyên nhân gây ra sự không phù hợp, khắc phục hậu quả của sự cố đã xảy ra, ngăn ngừa lỗi tương tự tái diễn, chủ động nhận diện – loại bỏ các nguyên nhân có khả năng gây lỗi trong tương lai & theo dõi hiệu quả của các biện pháp cải tiến.
Trong doanh nghiệp sản xuất, CAPA được kích hoạt khi phát hiện các vấn đề như sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, tỷ lệ phế phẩm tăng, khách hàng khiếu nại, thiết bị hoạt động bất thường hoặc quy trình sản xuất không được tuân thủ.
Quy trình CAPA chuẩn ISO trong doanh nghiệp sản xuất
Một quy trình CAPA hiệu quả cần được xây dựng phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng & đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, doanh nghiệp có thể triển khai theo các bước sau:
Bước 1: Phát hiện, ghi nhận vấn đề
Quy trình CAPA bắt đầu khi doanh nghiệp phát hiện sự không phù hợp/nguy cơ có thể ảnh hưởng đến chất lượng. Mỗi vấn đề cần được ghi nhận đầy đủ về thời gian, địa điểm, sản phẩm, công đoạn, mức độ ảnh hưởng & người phát hiện.
Bước 2: Đánh giá mức độ & mức độ ưu tiên
Không phải tất cả các lỗi đều cần triển khai CAPA với cùng mức độ. Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của lỗi, tần suất xảy ra, phạm vi ảnh hưởng, rủi ro đối với khách hàng, ảnh hưởng đến sản xuất & khả năng tái diễn. Từ đó, doanh nghiệp xác định vấn đề nào cần CAPA ngay & vấn đề nào có thể xử lý thông qua quy trình kiểm soát thông thường.
Bước 3: Thực hiện hành động khắc phục tức thời
Trước khi tìm nguyên nhân gốc rễ, doanh nghiệp cần kiểm soát vấn đề để hạn chế hậu quả lan rộng.
Bước 4: Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình CAPA. Doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi “Tại sao vấn đề xảy ra?”.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch Corrective Action
Sau khi xác định nguyên nhân gốc rễ, doanh nghiệp cần đưa ra hành động khắc phục cụ thể. Hành động cần cụ thể, có thể đo lường & có thời hạn rõ ràng.
Bước 6: Thực hiện hành động phòng ngừa
Sau khi xử lý vấn đề, doanh nghiệp cần xem xét liệu lỗi tương tự có thể xuất hiện ở dây chuyền khác, máy móc khác, sản phẩm khác, nhà máy khác hay nhà cung cấp khác không. Nếu có, cần mở rộng biện pháp phòng ngừa để kiểm soát nguy cơ trên phạm vi rộng hơn.
Bước 7: Kiểm tra, xác nhận hiệu quả
Một CAPA không nên được đóng ngay sau khi hành động đã hoàn thành. Doanh nghiệp cần xác minh: Biện pháp đã thực hiện => Kết quả có cải thiện? => Lỗi có tái diễn? => Mục tiêu CAPA có đạt?
Bước 8: Đóng CAPA, lưu trữ hồ sơ
Khi CAPA đạt yêu cầu, hồ sơ cần được hoàn thiện & đóng theo quy định. Hồ sơ có thể bao gồm mô tả sự cố, bằng chứng phát hiện, phân tích nguyên nhân, kế hoạch hành động, người phụ trách, kết quả thực hiện, kết quả đánh giá hiệu quả, phê duyệt đóng CAPA. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất khi cần đánh giá nội bộ/audit.
Cách triển khai CAPA hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất
Để triển khai CAPA hiệu quả, doanh nghiệp cần gắn CAPA với hoạt động sản xuất thực tế:
Xây dựng quy trình CAPA thống nhất
Doanh nghiệp nên ban hành quy trình chung, quy định rõ khi nào cần mở CAPA, ai có quyền mở CAPA, ai chịu trách nhiệm xử lý, thời gian phản hồi, cách đánh giá nguyên nhân & tiêu chí đóng CAPA.
Phân quyền trách nhiệm rõ ràng
CAPA có thể liên quan đến nhiều bộ phận như QA/QC, sản xuất, kỹ thuật, bảo trì, kho, mua hàng & quản lý nhà máy. Vì vậy, cần xác định rõ người chịu trách nhiệm chính thay vì giao chung cho cả phòng ban.
Sử dụng dữ liệu để đánh giá CAPA
Doanh nghiệp nên theo dõi các KPI như số CAPA phát sinh, số CAPA quá hạn, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ CAPA hoàn thành đúng hạn, tỷ lệ lỗi tái diễn, tỷ lệ CAPA đạt hiệu quả & chi phí liên quan đến sự không phù hợp. Các chỉ số này giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống CAPA.
Những sai lầm thường gặp khi triển khai CAPA
Một số doanh nghiệp triển khai CAPA nhưng chưa đạt hiệu quả do mắc phải các lỗi sau:
– Chỉ xử lý hậu quả: loại bỏ sản phẩm lỗi/sửa chữa thiết bị nhưng không xác định nguyên nhân gốc rễ
– Đưa ra nguyên nhân chung chung: chẳng hạn như do công nhân thao tác sai. Cách xác định này chưa đủ sâu nếu không tìm hiểu tại sao công nhân lại thao tác sai (thiếu đào tạo, hướng dẫn không rõ ràng, thiết kế công đoạn chưa phù hợp hay áp lực sản xuất quá cao)
– Hành động không có tiêu chí đo lường: nếu không có KPI/tiêu chí xác nhận, doanh nghiệp khó biết CAPA có thực sự hiệu quả hay không
– Đóng CAPA quá sớm: hoàn thành hành động không đồng nghĩa với CAPA đã hiệu quả. Cần có giai đoạn theo dõi & xác minh
– Quản lý CAPA thủ công thiếu kiểm soát: sử dụng quá nhiều file Excel, email & giấy tờ riêng lẻ có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót deadline/khó truy xuất dữ liệu
>>> Xem thêm: Idle Time là gì? Cách loại bỏ thời gian nhàn rỗi để tối ưu hiệu suất sản xuất
CAPA không chỉ là quy trình xử lý lỗi, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân gốc rễ, ngăn ngừa sự cố tái diễn & cải tiến chất lượng liên tục. Khi được triển khai đúng quy trình từ phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa đến đánh giá hiệu quả, CAPA góp phần giảm thiểu lỗi, hạn chế chi phí phát sinh & nâng cao hiệu quả sản xuất.
Tham khảo ngay các sản phẩm đang được bán chạy nhất tại ATPro
ATPro - Cung cấp phần mềm SCADA, MES, quản lý điện năng, hệ thống gọi số, hệ thống xếp hàng, đồng hồ LED treo tường, đồng hồ đo lưu lượng, máy tính công nghiệp, màn hình HMI, IoT Gateway, đèn tín hiệu, đèn giao thông, đèn máy CNC, bộ đếm sản phẩm, bảng LED năng suất, cảm biến công nghiệp,...uy tín chất lượng giá tốt. Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.
Bài viết liên quan
Hoạch định năng lực sản xuất là gì? 5 bước thực hiện hoạch định năng lực sản xuất
Hoạch định năng lực sản xuất là một trong những yếu tố quan trọng giúp [...]
Th8
Production Rate là gì? Cách tính và áp dụng vào quy trình tối ưu năng suất
Trong quản lý sản xuất, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến số lượng sản [...]
Th8
Quan hệ sản xuất là gì? Các yếu tố cấu thành quan hệ sản xuất
Trong nền kinh tế, hoạt động sản xuất không chỉ phụ thuộc vào máy móc, [...]
Th8
Idle Time là gì? Cách loại bỏ thời gian nhàn rỗi để tối ưu hiệu suất sản xuất
Trong quá trình sản xuất, không phải mọi khoảng thời gian tại nhà máy đều [...]
Th8
FPY là gì? Tầm quan trọng và cách đo lường trong quản lý sản xuất hiện đại
Trong hoạt động sản xuất, chất lượng sản phẩm không chỉ được đánh giá dựa [...]
Th8
Changeover Time là gì? Cách tối ưu để nâng cao hiệu quả sản xuất thực tế
Trong môi trường sản xuất hiện đại, doanh nghiệp không chỉ cần nâng cao năng [...]
Th8