KIẾN THỨC HAY
Backorder là gì? 5 Nguyên nhân phổ biến của Backorder
Th7
Backorder là tình trạng đơn hàng đã được khách đặt thành công nhưng doanh nghiệp chưa thể giao ngay do hàng hóa tạm thời hết tồn kho hoặc nguồn cung chưa kịp bổ sung. Đây là vấn đề phổ biến trong chuỗi cung ứng và quản lý kho, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, doanh thu cũng như hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Vậy Backorder là gì? 5 nguyên nhân phổ biến của Backorder là những yếu tố nào và làm thế nào để hạn chế tình trạng này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của ATPro Corp.
Backorder là gì?
Backorder là thuật ngữ dùng để chỉ những đơn hàng đã được khách hàng đặt thành công nhưng doanh nghiệp chưa thể giao ngay vì sản phẩm tạm thời hết hàng trong kho. Tình trạng này thường gặp trong lĩnh vực sản xuất, bán lẻ và thương mại điện tử khi nhu cầu mua vượt quá lượng hàng tồn hoặc nguồn cung chưa kịp bổ sung. Thay vì hủy đơn, doanh nghiệp vẫn tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lên kế hoạch nhập thêm hàng từ nhà cung cấp hoặc tiến hành sản xuất để giao cho khách trong thời gian sớm nhất.
Quản lý Backorder là quá trình kiểm soát, theo dõi và xử lý các đơn hàng đang chờ bổ sung hàng hóa. Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ thông tin về từng đơn hàng như mã sản phẩm, số lượng, thời gian dự kiến giao hàng và thông tin khách hàng để đảm bảo việc xử lý chính xác. Đồng thời, việc chủ động thông báo tiến độ, thời gian giao hàng dự kiến và các thay đổi liên quan giúp khách hàng nắm được tình trạng đơn hàng. Từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm và duy trì sự hài lòng đối với doanh nghiệp.
Backorder hoạt động như thế nào?
Backorder là hình thức cho phép doanh nghiệp tiếp nhận đơn đặt hàng ngay cả khi sản phẩm đang tạm hết tồn kho. Sau khi có hàng hoặc hoàn tất quá trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao sản phẩm cho khách theo đơn đã đặt trước. Quy trình Backorder thường diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Khách hàng đặt hàng
Khách hàng lựa chọn sản phẩm và hoàn tất đơn đặt hàng, mặc dù mặt hàng đó đang ở trạng thái hết hàng hoặc sắp hết hàng.
Bước 2: Doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng
Hệ thống bán hàng ghi nhận đơn đặt hàng và xác nhận thông tin với khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp thông báo thời gian dự kiến có hàng và giao hàng.
Bước 3: Hàng hóa chưa có sẵn trong kho
Do lượng tồn kho đã hết hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp chưa thể xuất hàng ngay sau khi nhận đơn.
Bước 4: Chờ nhập hàng hoặc sản xuất bổ sung
Doanh nghiệp tiến hành nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc lên kế hoạch sản xuất thêm để đáp ứng các đơn Backorder đã ghi nhận.
Bước 5: Giao hàng khi có đủ sản phẩm
Ngay khi hàng hóa được bổ sung vào kho, doanh nghiệp sẽ ưu tiên xử lý các đơn Backorder, đóng gói và giao hàng đến khách theo đúng cam kết.
5 nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng Backorder
Dự báo nhu cầu thị trường chưa chính xác
Dự báo nhu cầu là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng, sản xuất và quản lý tồn kho. Nếu dự báo thấp hơn nhu cầu thực tế, lượng hàng chuẩn bị sẽ không đủ để đáp ứng số lượng đơn đặt hàng phát sinh, dẫn đến tình trạng Backorder.
Ngược lại, dự báo quá cao lại làm gia tăng chi phí lưu kho và tồn đọng vốn. Vì vậy, việc ứng dụng dữ liệu bán hàng, xu hướng thị trường và các công cụ phân tích là rất cần thiết để nâng cao độ chính xác của dự báo.
Không duy trì mức tồn kho an toàn
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhập hàng theo nhu cầu hiện tại mà không xây dựng mức tồn kho dự phòng. Khi lượng đơn hàng tăng đột biến hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm, kho sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng hết hàng.
Việc thiết lập mức Safety Stock (tồn kho an toàn) giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các biến động của thị trường, giảm nguy cơ chậm giao hàng và hạn chế phát sinh Backorder.
Gián đoạn trong chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng đơn hàng. Chỉ cần một mắt xích gặp sự cố như thiếu nguyên vật liệu, nhà cung cấp giao hàng trễ, vận chuyển bị đình trệ hoặc thủ tục nhập khẩu kéo dài cũng khiến doanh nghiệp không kịp bổ sung hàng hóa.
Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên đa dạng hóa nguồn cung, xây dựng kế hoạch dự phòng. Và theo dõi chuỗi cung ứng theo thời gian thực nhằm kịp thời xử lý các sự cố phát sinh.
Sản xuất bị gián đoạn hoặc thiết bị gặp sự cố
Trong các nhà máy sản xuất, máy móc hư hỏng, dây chuyền dừng hoạt động, thiếu nhân lực hoặc lỗi kỹ thuật đều có thể làm chậm tiến độ sản xuất. Khi sản lượng không đạt kế hoạch, hàng hóa không được bổ sung đúng thời điểm, dẫn đến tình trạng thiếu hàng để giao cho khách.
Việc bảo trì thiết bị định kỳ, giám sát hiệu suất máy móc và ứng dụng hệ thống MES giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề, giảm thời gian dừng máy và đảm bảo tiến độ sản xuất.
Quản lý tồn kho chưa hiệu quả
Một hệ thống quản lý kho thiếu đồng bộ khiến số liệu tồn kho không chính xác. Doanh nghiệp khó kiểm soát lượng hàng thực tế hoặc không kịp thời phát hiện các mặt hàng sắp hết. Điều này làm chậm quá trình đặt hàng bổ sung và tăng nguy cơ phát sinh Backorder.
Ứng dụng các giải pháp quản lý kho như WMS, ERP hoặc tích hợp với hệ thống MES. Giúp cập nhật tồn kho theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi hàng xuống dưới ngưỡng an toàn và hỗ trợ ra quyết định nhập hàng nhanh chóng.
Backorder ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp?
Đối với khách hàng
Thời gian chờ lâu
Khách hàng phải chờ đến khi doanh nghiệp nhập thêm hoặc sản xuất đủ hàng mới có thể nhận sản phẩm. Điều này đặc biệt bất tiện với những đơn hàng cần giao gấp.
Giảm mức độ hài lòng
Việc không nhận được hàng đúng thời gian mong muốn khiến trải nghiệm mua sắm bị ảnh hưởng, từ đó làm giảm sự tin tưởng và mức độ hài lòng của khách hàng.
Có thể chuyển sang đối thủ
Nếu thời gian chờ quá dài hoặc doanh nghiệp không cập nhật tiến độ rõ ràng, khách hàng có xu hướng hủy đơn và tìm mua sản phẩm từ các đối thủ có sẵn hàng.
Đối với doanh nghiệp
Gia tăng chi phí vận hành
Doanh nghiệp phải phát sinh thêm chi phí quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, theo dõi tiến độ nhập hàng, lưu kho và tổ chức giao hàng nhiều đợt.
Mất doanh thu tiềm năng
Một số khách hàng sẽ hủy đơn hoặc không quay lại mua hàng, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội bán hàng và giảm doanh thu.
Giảm uy tín thương hiệu
Tình trạng Backorder kéo dài hoặc xảy ra thường xuyên có thể khiến khách hàng đánh giá doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, quản lý tồn kho kém hiệu quả và không đáp ứng được nhu cầu thị trường.
Khó lập kế hoạch sản xuất và giao hàng
Backorder làm tăng áp lực cho bộ phận mua hàng, sản xuất và logistics. Doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực và lịch giao hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Lời kết
Nhìn chung, Backorder giúp doanh nghiệp duy trì đơn hàng trong thời điểm thiếu hàng. Nhưng nếu không được kiểm soát tốt sẽ tác động tiêu cực đến chất lượng dịch vụ, hiệu quả vận hành và khả năng phát triển lâu dài.
Xem thêm: QCD Là Gì? Chi tiết về phương pháp QCD trong sản xuất 4.0
Hy vọng những chia sẻ của ATPro Corp về Backorder là gì? 5 nguyên nhân phổ biến của Backorder. Đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hàng, chậm giao hàng cũng như những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để hạn chế Backorder, doanh nghiệp cần kết hợp giữa dự báo nhu cầu chính xác, quản lý tồn kho hiệu quả và ứng dụng các giải pháp số như MES, WMS, ERP nhằm tối ưu chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý sản xuất và kho hàng thông minh. Hãy liên hệ ATPro Corp để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
Tham khảo ngay các sản phẩm đang được bán chạy nhất tại ATPro
ATPro - Cung cấp phần mềm SCADA, MES, quản lý điện năng, hệ thống gọi số, hệ thống xếp hàng, đồng hồ LED treo tường, đồng hồ đo lưu lượng, máy tính công nghiệp, màn hình HMI, IoT Gateway, đèn tín hiệu, đèn giao thông, đèn máy CNC, bộ đếm sản phẩm, bảng LED năng suất, cảm biến công nghiệp,...uy tín chất lượng giá tốt. Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.
Bài viết liên quan
Cách mạng công nghiệp là gì? Tác động thế nào đến doanh nghiệp sản xuất?
Trong bối cảnh khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ, cách mạng công [...]
Th7
QCD Là Gì? Chi tiết về phương pháp QCD trong sản xuất 4.0
Trong bối cảnh sản xuất 4.0, việc duy trì chất lượng sản phẩm, tối ưu [...]
Th7
Cycle Count Inventory là gì? Bí quyết kiểm kê kho liên tục, nâng cao hiệu quả quản lý
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu chuỗi cung ứng & [...]
Th7
Trí tuệ kinh doanh BI là gì? Nhà sản xuất có thể tích hợp BI vào hệ thống ERP?
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, các doanh nghiệp sản xuất không chỉ cần một [...]
Th7
Top 5 tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất cho ngành sản xuất hiện nay
Việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO đã trở thành giải pháp quan trọng giúp [...]
Th7
MRP là gì? Tầm quan trọng của MRP trong sản xuất 4.0 hiện đại
Trong hoạt động sản xuất, việc đảm bảo đủ nguyên vật liệu đúng thời điểm [...]
Th7