HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG
QMS – Queue Management System là gì?
Th12
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay chú trọng đến dịch vụ cũng như những trải nghiệm khách hàng. Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System – QMS) nổi lên như một giải pháp quan trọng. Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức quy trình phục vụ một cách hiệu quả và còn giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng sự hài lòng của khách hàng. Với sự hỗ trợ của công nghệ, hệ thống này ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, ngân hàng, bán lẻ, và dịch vụ công. Vậy QMS – Queue Management System là gì? Và giải pháp này mang lại những lợi ích như thế nào hãy cùng tham khảo bài viết này nhé!
Tìm hiểu QMS – Queue Management System là gì?
Hệ thống xếp hàng tự động QMS (Queue Management Systems) được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả vận hành cho các doanh nghiệp kinh doanh. Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa, hệ thống mang lại sự tiện lợi vượt trội. Giảm đáng kể thời gian chờ đợi, tạo điều kiện cho các giao dịch diễn ra nhanh chóng, chính xác và công bằng. Không chỉ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và an tâm khi tham gia các dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống còn giúp thể hiện phong cách phục vụ chuyên nghiệp, văn minh và có trách nhiệm của doanh nghiệp. Điều này góp phần nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp vận hành.
Hệ thống QMS – Queue Management System bao gồm
Mỗi QMS – Queue Management System được lắp đặt phụ thuộc vào mô hình hoạt động cũng như nhu cầu của từng doanh nghiệp vận hành. Tuy nhiên các thành phần trong hệ thống bao gồm:
Máy lấy số thứ tự hoặc kiosk lấy phiếu thứ tự
Khách hàng lấy phiếu thứ tự bằng cách tự chọn dịch vụ cần thiết và nhận số thứ tự được in trên phiếu. Với kiosk lấy phiếu thứ tự khách hàng đã đăng ký từ xa sẽ nhập thông tin để lấy phiếu thứ tự hẹn từ trước. Cả 2 loại máy thường được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp khách hàng thao tác nhanh chóng. Phiếu thứ tự in ra không chỉ hiển thị số thứ tự mà còn cung cấp thông tin chi tiết như loại dịch vụ, thời gian chờ dự kiến, và hướng dẫn tiếp theo.
Màn hình tablet hiển thị tại quầy
Thiết bị này thường được đặt tại khu vực chờ hoặc ngay tại quầy dịch vụ, có chức năng hiển thị số thứ tự đang được phục vụ, quầy tương ứng, và các thông tin liên quan.
Với thiết kế nhỏ gọn và giao diện trực quan, tablet không chỉ giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến trình mà còn hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý lượt phục vụ một cách mạch lạc.
Màn hình LCD tổng tại khu vực dịch vụ
Màn hình LCD tổng tại khu vực dịch vụ được lắp đặt tại các vị trí trung tâm, những vị trí dễ quan sát. Màn hình này có chức năng hiển thị các số thứ tự đang được phục vụ, số thứ tự chuẩn bị phục vụ tại quầy tương ứng, cùng với các thông tin quan trọng khác để hướng dẫn khách hàng.
Ngoài việc thông báo số thứ tự, màn hình LCD còn có thể hiển thị video quảng cáo, thông báo khuyến mãi. Hoặc các thông tin hữu ích như quy trình dịch vụ, hướng dẫn sử dụng hệ thống, hay thông tin liên lạc của doanh nghiệp. Giúp nâng cao hiệu quả vận hành, tạo sự thuận tiện cho khách hàng và đồng thời góp phần quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Hệ thống loa thông báo
Hệ thống loa sẽ phát thông báo bằng giọng nói để gọi số thứ tự tiếp theo, giúp khách hàng dễ dàng nhận biết lượt của mình mà không cần phải chú ý liên tục vào màn hình hiển thị. Điều này đặc biệt hữu ích trong các khu vực đông đúc, nơi khách hàng có thể không nhìn thấy rõ số thứ tự đang hiển thị
Bộ điều khiển trung tâm
Bộ điều khiển trung tâm có vai trò kết nối và điều phối các thiết bị phần cứng như máy lấy số, màn hình hiển thị, loa thông báo và các thiết bị khác. Đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả. Bộ điều khiển trung tâm nhận và xử lý thông tin từ các thiết bị đầu vào, như máy lấy số, sau đó điều khiển các thiết bị đầu ra như màn hình và loa để thông báo chính xác số thứ tự cần phục vụ.
Để hệ thống vận hành ổn định và hiệu suất cao, nên sử dụng các dòng máy tính công nghiệp với thiết kế nhỏ gọn và hiệu suất mạnh mẽ. Những thiết bị này có khả năng xử lý nhanh, chịu được môi trường làm việc khắc nghiệt. Đồng thời tiêu thụ ít năng lượng và dễ dàng tích hợp vào không gian hạn chế.
Phần mềm quản lý
Phần mềm sẽ được cài vào bộ điều khiển trung tâm, giúp quản lý số thứ tự, phân bổ dịch vụ cho khách hàng một cách hợp lý, và theo dõi tiến trình phục vụ theo thời gian thực. Khi khách hàng lấy số thứ tự, phần mềm sẽ tự động phân phối các lượt phục vụ và điều chỉnh thứ tự ưu tiên nếu cần, đảm bảo quy trình diễn ra trật tự và công bằng.
Ngoài ra, phần mềm cũng có khả năng thu thập dữ liệu và tạo báo cáo chi tiết về hiệu suất của hệ thống. Như thời gian chờ đợi trung bình, số lượng khách hàng được phục vụ trong ngày, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp phân tích và cải thiện quy trình phục vụ, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ. Phần mềm QMS còn có thể tích hợp các tính năng như gửi thông báo tự động qua email hoặc tin nhắn, giúp khách hàng và nhân viên dễ dàng cập nhật tình hình.
Quy trình hoạt động của QMS – Queue Management System
Đối với khách hàng
Đăng ký số thứ tự từ xa: Khách hàng có thể đăng ký lấy số thứ tự thông qua các thiết bị như smartphone, tablet, hoặc laptop. Bằng cách sử dụng ứng dụng hoặc trang web của doanh nghiệp.
Xác nhận từ phía doanh nghiệp: Sau khi nhận được thông tin, hệ thống sẽ gửi xác nhận lịch hẹn đến khách hàng qua thông báo trên ứng dụng zalo, tin nhắn SMS.
Có mặt tại khu vực dịch vụ: Gần đến thời gian hẹn, khách hàng cần có mặt tại địa điểm cung cấp dịch vụ. Tại đây, khách hàng nhập thông tin trên kiosk để lấy phiếu thứ tự đã đăng ký trước đó.
Theo dõi số thứ tự và phục vụ: Hệ thống sẽ thông báo số thứ tự đang được phục vụ trên màn hình điện tử hoặc qua loa thông báo. Khi đến lượt, khách hàng tiến đến quầy dịch vụ được chỉ định để hoàn tất giao dịch.
Đối với doanh nghiệp
Thiết lập các dịch vụ cho hệ thống: gồm các loại dịch vụ, số lượng quầy phục vụ, và thời gian ước tính cho từng giao dịch. Hệ thống cũng được tích hợp với các thiết bị đầu cuối như máy lấy số, màn hình hiển thị, loa thông báo và phần mềm quản lý.
Nhận thông tin từ khách hàng: Thông qua các kênh như máy lấy số tại chỗ hoặc ứng dụng trực tuyến. Hệ thống tiếp nhận thông tin đăng ký của khách hàng, bao gồm dịch vụ yêu cầu, thời gian mong muốn và các chi tiết liên quan.
Sắp xếp và điều phối số thứ tự: Hệ thống tự động phân bổ số thứ tự dựa trên nguyên tắc ưu tiên hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu. Như xử lý nhanh khách hàng VIP hoặc khách có nhu cầu đặc biệt.
Thông báo và theo dõi tiến trình: Hệ thống hiển thị số thứ tự trên màn hình tại khu vực chờ và thông báo qua loa. Nhân viên tại quầy dịch vụ cũng theo dõi danh sách khách hàng đang chờ trên phần mềm quản lý.
Phục vụ và ghi nhận thông tin: Khi đến lượt, khách hàng được phục vụ tại quầy được chỉ định. Sau khi hoàn tất giao dịch, hệ thống ghi nhận thông tin về thời gian phục vụ, loại dịch vụ, và các đánh giá phản hồi từ phía khách hàng.
Phân tích và báo cáo: Hệ thống tự động tổng hợp và cung cấp báo cáo về hiệu suất vận hành, bao gồm số lượng khách hàng phục vụ, thời gian chờ trung bình, và mức độ hài lòng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Lợi ích mà QMS – Queue Management System mang lại
- Tối ưu hóa quy trình phục vụ bằng cách quản lý số thứ tự một cách khoa học, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.
- Quy trình phục vụ trật tự, công bằng, và chính xác, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
- Hệ thống rút ngắn nhiều khâu trong quy trình phục vụ, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Bên cạnh đó hỗ trợ nhân viên tập trung vào công việc chuyên môn.
- Thu thập các dữ liệu chi tiết như thời gian chờ trung bình, số lượng khách hàng được phục vụ, và phản hồi từ khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và cải thiện dịch vụ.
- Tạo sự linh hoạt cho khách hàng bằng cách đăng ký lịch hẹn từ xa.
- Hệ thống còn được tận dụng để quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, và các chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp.
Tham khảo: Phần Mềm Đặt Bàn Tại Chang Kang Kung: Giải Pháp Quản Lý Hiệu Quả Cho Nhà Hàng
Lời kết
Hy vọng qua bài viết trên của ATPro Corp, bạn đọc đã có cái nhìn rõ ràng về QMS – Queue Management System và hiểu được tầm quan trọng của hệ thống này trong việc tối ưu hóa quy trình phục vụ khách hàng. QMS không chỉ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Với sự phát triển của công nghệ, hệ thống QMS ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp, từ ngân hàng, bệnh viện đến các trung tâm dịch vụ công. Việc áp dụng QMS sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
ATPro Corp nhận sản xuất hệ thống QMS – Queue Management System theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với mô hình hoạt động và nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Tham khảo ngay các sản phẩm đang được bán chạy nhất tại ATPro
ATPro - Cung cấp phần mềm SCADA, quản lý điện năng, hệ thống gọi số, hệ thống xếp hàng, đồng hồ LED treo tường, đồng hồ đo lưu lượng nước, máy tính công nghiệp, màn hình HMI, IoT Gateway, đèn tín hiệu, đèn giao thông, đèn máy CNC, bộ đếm sản phẩm, bảng LED năng suất, cảm biến công nghiệp,...uy tín chất lượng giá tốt. Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.
Hotline: 02838425001
Tư vấn báo giá
International Contact
Bài viết liên quan
Hệ Thống QMS Cho Bệnh Viện – Phòng Khám – Trung Tâm Y Tế
Trong lĩnh vực y tế hiện nay, tình trạng quá tải tại các cơ sở [...]
Th12
Hệ Thống Xếp Hàng Là Gì? Tại Sao Nên Áp Dụng QMS?
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp hiện nay không [...]
Th12
Hướng Dẫn Triển Khai Hệ Thống Xếp Hàng QMS Nhanh Chóng
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, [...]
Th12
QMS Là Gì ? Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Áp Dụng
Một giải pháp hiệu quả, chuyên nghiệp, văn minh dành cho quy trình quản lý [...]
Th12
Phần Mềm Đặt Bàn Tại Chang Kang Kung: Giải Pháp Quản Lý Hiệu Quả Cho Nhà Hàng
Chang Kang Kung là 1 chuỗi nhà hàng nổi tiếng chuyên phục vụ các món [...]
Th12
Phần Mềm Đặt Bàn Tại Pizza 4P: Giải Pháp Tiện Lợi Và Hiệu Quả
Pizza 4P là chuỗi nhà hàng pizza nổi tiếng tại Việt Nam, được biết đến [...]
Th12