KIẾN THỨC HAY
ISO điện tử là gì? Ứng dụng, triển khai ISO trong văn phòng thành công
Th1
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp & cơ quan hành chính không chỉ dừng lại ở việc áp dụng tiêu chuẩn ISO theo cách truyền thống, mà đang từng bước số hoá hệ thống quản lý chất lượng. Một trong những xu hướng nổi bật hiện nay chính là ISO điện tử – giải pháp giúp đơn giản hoá quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành & đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại. Vậy ISO điện tử là gì? ISO điện tử có những ứng dụng gì nổi bật, làm thế nào để triển khai ISO trong văn phòng thành công? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây với ATPro nhé!
ISO điện tử là gì?
ISO điện tử (e-ISO) là hình thức ứng dụng công nghệ thông tin để số hoá, quản lý & vận hành hệ thống tiêu chuẩn ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001,…) trên nền tảng phần mềm thay vì quản lý thủ công bằng giấy tờ truyền thống như trước đây.
Thay vì lưu trữ hồ sơ ISO bằng tủ tài liệu cồng kềnh, e-ISO cho phép lưu trữ toàn bộ tài liệu ISO dưới dạng dữ liệu số; quản lý quy trình, biểu mẫu, hồ sơ trên hệ thống tập trung; theo dõi, cập nhật & đánh giá ISO theo thời gian thực.
Hiểu một cách đơn giản, ISO điện tử chính là ISO truyền thống được “số hoá toàn diện”, giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học, minh bạch & hiệu quả hơn.
Xem nhanh top sản phẩm tốt được nhiều người tin dùng tại ATPro
Các ứng dụng nổi bật của ISO điện tử trong văn phòng
e-ISO trong văn phòng được ứng dụng nhằm số hoá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất & tăng tính minh mạch trong quy trình quản lý. Dưới đây là những ứng dụng nổi bật của ISO điện tử trong văn phòng:
– Quản lý tài liệu ISO tập trung, khoa học: e-ISO cho phép lưu trữ toàn bộ chính sách, mục tiêu chất lượng; quy trình, quy định, hướng dẫn công việc; biểu đồ & hồ sơ ISO trên một hệ thống phần mềm tập trung, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, tránh tình trạng thất lạc hoặc sử dụng sai tài liệu
– Chuẩn hóa, tự động hóa quy trình làm việc: ISO điện tử giúp xây dựng các quy trình làm việc chuẩn, đảm bảo mọi hoạt động trong văn phòng đều tuân thủ tiêu chuẩn ISO
– Theo dõi, giám sát & kiểm soát công việc: thông qua e-ISO, ban lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ xử lý công việc theo thời gian thực, giám sát mức độ tuân thủ quy trình ISO & phát hiện kịp thời các điểm không phù hợp để điều chỉnh
– Nâng cao hiệu suất làm việc: loại bỏ các thao tác thủ công & giấy tờ giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót do nhập liệu, tăng năng suất & tính chủ động trong công việc
– Tiết kiệm chi phí, không gian lưu trữ: e-ISO giúp giảm chi phí in ấn, sao lưu tài liệu; tiết kiệm không gian lưu trữ hồ sơ; đồng thời hạn chế rủi ro hư hỏng, mất mát giấy tờ
Cách triển khai ISO điện tử trong văn phòng thành công
Để triển khai ISO điện tử trong văn phòng thành công, doanh nghiệp/cơ quan cần thực hiện theo thứ tự các bước dưới đây:
Bước 1: Khảo sát, đồng thời đánh giá hiện trạng hệ thống ISO
Trước khi triển khai e-ISO, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng áp dụng ISO hiện tại; rà soát quy trình đang vận hành trong văn phòng & xác định những điểm bất cập của quản lý ISO thủ công.
Bước 2: Chuẩn hoá, tối ưu quy trình ISO
Tiến hành rà soát, cập nhật các quy trình theo đúng tiêu chuẩn ISO áp dụng. Loại bỏ các bước rườm rà, chồng chéo, đồng thời chuẩn hoá biểu mẫu, hồ sơ & trách nhiệm của từng bộ phận.
Bước 3: Lựa chọn phần mềm ISO điện tử phù hợp
Một phần mềm ISO điện tử hiệu quả cần đáp ứng các yêu cầu:
– Quản lý tài liệu & hồ sơ ISO tập trung
– Thiết lập, theo dõi & phân quyền người dùng rõ ràng
– Dễ sử dụng, dễ mở rộng, đảm bảo an toàn & bảo mật dữ liệu
Bước 4: Đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên
Tổ chức đào tạo sử dụng phần mềm e-ISO; hướng dẫn cách thực hiện công việc đúng quy trình trên hệ thống; đồng thời giải đáp các thắc mắc, hỗ trợ nhân viên tận tình trong quá trình làm quen.
Bước 5: Vận hành thử nghiệm & điều chỉnh
Áp dụng ISO điện tử thử nghiệm trong một hoặc một số phòng ban để thu thập phản hồi từ người dùng, từ đó có những điều chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Bước 6: Đánh giá, duy trì & cải tiến liên tục
Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ trên hệ thống e-ISO; cập nhật quy trình khi có thay đổi về tổ chức hoặc pháp lý, đồng thời khắc phục & cải tiến liên tục.
>>> Xem thêm: Chất lượng sản phẩm là gì? Tiêu chí để đánh giá chất lượng sản phẩm
e-ISO không chỉ là xu hướng, mà còn là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp & cơ quan hành chính nâng cao hiệu quả quản lý, chuẩn hóa quy trình & thúc đẩy chuyển đổi số bền vững. Hiểu rõ ISO điện tử là gì & triển khai đúng cách giúp văn phòng vận hành tinh gọn, minh bạch & chuyên nghiệp hơn.
Tham khảo ngay các sản phẩm đang được bán chạy nhất tại ATPro
ATPro - Cung cấp phần mềm SCADA, MES, quản lý điện năng, hệ thống gọi số, hệ thống xếp hàng, đồng hồ LED treo tường, đồng hồ đo lưu lượng, máy tính công nghiệp, màn hình HMI, IoT Gateway, đèn tín hiệu, đèn giao thông, đèn máy CNC, bộ đếm sản phẩm, bảng LED năng suất, cảm biến công nghiệp,...uy tín chất lượng giá tốt. Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.
Bài viết liên quan
AI Assistant là gì? Top AI Assistant phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, AI Assistant trở thành “trợ lý đắc lực” giúp [...]
Th1
Cổng RS232 là gì? Tìm hiểu kiến thức tổng quan về giao tiếp RS232
Cổng RS232 là gì? Trong bài viết dưới đây, cùng ATPro Corp tìm hiểu kiến [...]
Th1
Chất lượng sản phẩm là gì? Tiêu chí để đánh giá chất lượng sản phẩm
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, chất lượng sản phẩm không chỉ là yếu [...]
Th1
Công nghệ nhận diện khuôn mặt là gì? Cách hoạt động của công nghệ này
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số và tự động hóa, công nghệ nhận diện khuôn [...]
Th1
PPAP là gì? Tất tần tật về quy trình phê duyệt sản xuất trong công nghiệp
Trong các ngành sản xuất hiện đại, đặc biệt là ô tô, điện – điện [...]
Th1
Mô hình nhà máy thông minh là gì? Cách triển khai hiệu quả nhất ?
Mô hình nhà máy thông minh xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp chuyển đổi [...]
Th1